ORDENACIÓN DE LOS DATOS 

La ordenación de los datos se realiza por orden alfabético o numérico. Por ejemplo, una lista de piezas se podría clasificar según el número de pieza y una lista de clientes, por el apellido. Normalmente, se ordena la información alfabética (nombre de almacén, cliente, etc.) por orden alfabético y la numérica (cifras de ventas, cantidad de unidades vendidas, etc.) por orden numérico. En ambos casos, se pueden ordenar los datos de menor a mayor, es decir, de la A a la Z, del 1 al 10 o a la inversa.

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO



Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.

Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente

El sistema de ORDENAMIENTO lo podemos dividir en :

Alfabético por nombres de personas naturales
Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas
Alfabético por Asuntos o temático
Alfabético Geográfico

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO POR NOMBRES


Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta , de acuerdo con el alfabeto, es necesario adoptar


CRITERIOS DE ORDENAMIENTO.

1. Los nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se Matriculan de acuerdo con este orden

Primera Unidad o Palabra de Orden Primer apellido
Segunda Unidad o Palabra de Orden Segundo Apellido
Tercera Unidad de Orden Nombre
Cuarta o más Unidades Otros datos aclaratorios


Sistema de Clasificación Alfabético

2. Apellidos Compuestos

Se toma como una Unidad de Ordenamiento. En estos casos se recomienda además averiguar el segundo apellido.

Sistema de Ordenación Numérico

Existe también el sistema Numérico Consecutivo. En este sistema, a todo el material que se va a archivar, se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica.

Se emplea también en instituciones que prestan algún servicio a un volumen de usuarios considerable. Es el caso de compañías de seguros, centros educativos, centros hospitalarios, entidades financieras y bancarias.

Este sistema también en indirecto puesto


Este asigna un número consecutivo a un asunto principal y para sus subdivisiones se separa con un punto el siguiente dígito consecutivo.

Ejemplo:
1 Gerencia
1.1 Resoluciones
1.2 Licitaciones
1.3 Correspondencia despachada
2 Talento Humano
2.1 Historias Laborales
2.2 Capacitación
2.3 Vacaciones
2.4 Cesantías

CLASIFICARNOS GEOGRÁFICA

La clasificación geográfica de documentos consiste en agrupar grupos de documentos relacionados a determinadas circunscripciones, zonas o localidades territoriales o geográficas. Cuando el Departamento de Ventas, por ejemplo, tiene documentos relacionados a zonas geográficas (Departamento, Región, Provincia, Distrito, Localidad o simplemente "puntos de venta") se pueden agrupar tales documentos en tantas clases o grupos como zonas o puntos de ventas hayan y en cada clase ordenarlos según el sistema de ordenación adoptado. Las Facturas, por ejemplo, podrían clasificarse en: Facturas Localidad-A, Facturas Localidad-B, etc.

ORDENACIÓN CRONOLÓGICA

La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.

CLASIFICACIÓN POR ASUNTO

Clasificar documentos por Asuntos significa agrupar cierto documento homogéneo según su naturaleza, tipo o contenido. Por ejemplo si hay un conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a proveedores, al primero agrupamos en una clase denominada CLIENTES y al segundo en otra clase denominada PROVEEDORES. En igual forma a un conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase a la que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL.

CLASIFICACIÓN MIXTA

Según la cantidad de documentos al archivarse y la complejidad de sus interrelaciones mutuas, así como por la necesidad de cumplir con el principio elemental de que "todo sistema de clasificación (y ordenamiento) debe permitir una inmediata ubicación de un documento requerido" se hace necesario la combinación de los anteriores sistemas de clasificación. En algunos casos será necesario, por ejemplo, agrupar documentos en clases tales como Asunto/Cronológico, Asunto/Geográfico, Cronológico/Geográfico…